Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân, bao gồm cả tổ chức, cá nhân nước ngoài (gọi là tổ chức, cá nhân) thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước. Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước.

Các nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông là thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật. Công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân. Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân bảo đảm sự phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận, cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân.
Như vậy, cơ chế một cửa thực chất là những đổi mới, cải tiến về cách thức, phương pháp giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước. Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông là để đơn giản, quy chuẩn hoá những quy trình giải quyết, các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi nhất cho nhu cầu về đời sống và việc làm ăn của nhân dân và doanh nghiệp, đồng thời qua đó nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước.

Với việc tổ chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước sẽ nhịp nhàng, thuận lợi hơn, đáp ứng đúng yêu cầu của một nền hành chính tập trung.

Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22-6-2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, các địa phương trong cả nước đã tích cực triển khai và bước đầu đã đạt được nhiều kết quả khả quan, được nhân dân đồng tình ủng hộ, coi đó là một trong những chủ trương quan trọng, đúng đắn về cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ. Phần lớn các thủ tục, hồ sơ hành chính đã được đơn giản hóa, một số thủ tục không còn phù hợp được loại bỏ. Trách nhiệm của tổ chức và cá nhân rõ ràng, mối quan hệ phối hợp trong giải quyết công việc từng bước được phối hợp đồng bộ, chặt chẽ. Điển hình là việc giải quyết hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giải quyết hồ sơ xin cấp phép đối với các dự án có vốn đầu tư nước ngoài; làm thủ tục cấp mã số thuế và hoàn thuế... đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi đến yêu cầu giải quyết công việc. Với việc các cơ quan hành chính nhà nước các cấp ở địa phương thí điểm triển khai cơ chế một cửa, công dân và tổ chức có nhu cầu giải quyết công việc liên quan đến các quyết định hành chính không còn là nạn nhân của tình trạng phiền nhiễu, bất hợp lý, chậm trễ, thiếu hiệu quả trong tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính, không còn là đối tượng bị “hành” bởi quy trình, thủ tục rườm rà, cùng với tệ nạn quan liêu, hách dịch, thiếu ý thức trách nhiệm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong giải quyết công việc của tổ chức, công dân.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn những hạn chế như: lãnh đạo một số đơn vị chưa thể hiện quyết tâm cao trong tổ chức và chỉ đạo thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, có nơi triển khai cơ chế một cửa còn hình thức. Một số cơ quan chưa niêm yết công khai thủ tục hành chính, phí và lệ phí hoặc mang tính chiếu lệ; việc ghi chép hồ sơ chưa khoa học; tỷ lệ giải quyết hồ sơ ở một số lĩnh vực còn chậm, nhất là trong lĩnh vực đất đai; phòng làm việc của nhiều bộ phận một cửa chưa đủ diện tích theo quy định; tinh thần, thái độ phục vụ của một số công chức khi giải quyết công việc còn gây phiền hà cho tổ chức và công dân... Bên cạnh đó, thời gian gần đây một số văn bản quy phạm pháp luật do các cấp thẩm quyền ban hành, từ Luật của Quốc hội, Nghị định của Thủ tướng Chính phủ đến Thông tư hướng dẫn nghị định của một số bộ, trong phần tổ chức..., đã có những quy định không thống nhất với tinh thần, ý nghĩa, mục tiêu của cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Điều này đã dẫn tới việc nhiều địa phương như tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Phước... đã gặp lúng túng khi triển khai, vận dụng trong thực tiễn, ví dụ:

- Trong lĩnh vực liên quan đến đất đai, theo Luật Đất đai năm 2003, và một số văn bản hướng dẫn quy định tổ chức, công dân có nhu cầu thực hiện các quyền liên quan đến đất đai, căn cứ quy định của pháp luật về đất đai nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan tài nguyên và môi trường các cấp, hoặc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, cấp huyện

(Ví dụ: tại điểm a, khoản 1, Điều 123 Luật Đất đai năm 2003 quy định trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người đang sử dụng đất; tại khoản 3, Điều 122, Nghị định 181/2004/CP về thi hành Luật Đất đai;

Hoặc tại đoạn 2, điểm 2 phần III của Thông tư liên tịch số 38/2004 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và tổ chức phát triển quỹ đất đã quy định “khi đã thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các thủ tục tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ và trả kết quả về đăng ký quyền sử dụng đất đang làm theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông quy định tại Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg được chuyển giao cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện”.

- Hoặc trong lĩnh vực liên quan đến đăng ký kinh doanh, tại Điều 4, Nghị định số 109/CP ngày 02-4-2004 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh cũng quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh: “1. Trực tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh; xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký kinh doanh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp - 2. Hướng dẫn người đăng ký kinh doanh về ngành, nghề kinh doanh phải có điều kiện và điều kiện kinh doanh các ngành, nghề đó.”

Và tại Điều 5, là nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện, đó là: “1. Trực tiếp nhận đơn đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể, xem xét tính hợp lệ của đơn đăng ký kinh doanh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh cá thể. - 2. Hướng dẫn người đăng ký kinh doanh về ngành, nghề kinh doanh phải có điều kiện và điều kiện kinh doanh các ngành, nghề đó”.

Như vậy, qua các dẫn chứng một số quy định pháp lý trên, hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp vẫn chưa theo hướng tập trung hóa, vẫn giao cho các phòng chức năng cụ thể trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, chưa tách bạch được giữa người tiếp nhận hồ sơ và người thụ lý, giải quyết hồ sơ. Điều đó có nghĩa là, tổ chức, nhân dân, doanh nghiệp vẫn phải đi đến nhiều phòng ban, gặp nhiều cán bộ, công chức trong cùng một cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết công việc của mình. Hình thức hoạt động này của cơ quan hành chính nhà nước là chưa phù hợp với tinh thần, mục tiêu của cơ chế một cửa, một cửa liên thông giải quyết công việc của tổ chức, công dân từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là “bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” tại cơ quan hành chính nhà nước.

Để tháo gỡ vấn đề này nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở các địa phương, cần xem xét một số giải pháp sau:

Thứ nhất, theo Quyết định số 93 về cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại các Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, thực chất là các cán bộ chuyên môn được điều động đến từ các phòng, ban chức năng, ví dụ:

+ Tại cấp tỉnh (các sở, ban, văn phòng uỷ ban nhân dân), Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đặt tại phòng hành chính tổng hợp, tại đây có các công chức chuyên môn tới từ các phòng chức năng thuộc sở, ban, văn phòng, phụ trách các lĩnh vực công việc cụ thể; tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, về lĩnh vực đăng ký kinh doanh sẽ có công chức trước đây thuộc “biên chế” phòng Đăng ký kinh doanh tới làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở phòng hành chính tổng hợp thuộc Sở.

+ Tại cấp huyện: bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đặt tại văn phòng ủy ban nhân dân cấp huyện. Tại đây có các công chức của phòng kinh tế hoặc phòng tài chính – kế hoạch phụ trách tiếp nhận hồ sơ liên quan đến đăng ký kinh doanh; công chức của phòng tài nguyên và môi trường, hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất phụ trách tiếp nhận hồ sơ liên quan đến đất đai; công chức của phòng tư pháp phụ trách hồ sơ liên quan đến tư pháp....

+ Tại cấp xã: bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Ủy ban nhân dân cấp xã, bao gồm một số công chức chuyên trách cấp xã, phụ trách các lĩnh vực cụ thể.

Thứ hai, cần khẳng định rằng, các địa phương tổ chức thực hiện giải quyết công việc theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông là không trái với các quy định pháp luật hiện hành, như Luật Đất đai năm 2003, Nghị định số 181/2004 về thi hành Luật Đất đai, Nghị định số 43/2010/NĐ-CP về đăng ký kinh doanh, Thông tư liên tịch số 38/2004 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường... Bởi vì, như đã phân tích, cơ chế một cửa, một cửa liên thông chỉ là việc các cơ quan hành chính nhà nước thay đổi phương pháp làm việc, giải quyết công việc cho tổ chức, công dân. Từ tản mát, phân tán chuyển sang tập trung thống nhất, tiếp xúc với tổ chức và công dân chỉ thông qua một đầu mối, việc giải quyết các công việc vẫn do các phòng chức năng đảm trách theo quy định hiện hành.

Thứ ba, tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, nâng cao hiểu biết của cán bộ, công chức và người dân về cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Khen thưởng và khuyến khích những sáng kiến, cách làm hay trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, được nhân dân đồng tình ủng hộ.

Qua phân tích ở trên, các địa phương cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo Quyết định số 93 của Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình triển khai, cần vận dụng đúng, phù hợp với những quy định hiện hành của pháp luật; căn cứ các lĩnh vực được giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, bố trí đúng, đủ cán bộ, công chức chuyên môn có liên quan từ các phòng chức năng tới làm việc tại các Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả./.