Thông qua học tập, năng lực làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cải thiện. Kiến thức và kỹ năng liên tục được bổ sung và trang bị từ quá trình học tập ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức sẽ giúp các cá nhân làm việc tốt hơn. Học tập cũng giúp cho mỗi cá nhân có thêm động lực làm việc, có khả năng thích ứng cao với những thay đổi… Tất cả những yếu tố này giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi hơn. Chính vì lẽ đó mà xây dựng và phát triển tổ chức học tập trong những năm gần đây được xem là một chiến lược quan trọng nhằm phát triển tổ chức ở cả khu vực công và tư. Thông qua phân tích về đặc điểm và lợi ích của tổ chức học tập, về bối cảnh và yêu cầu đặt ra hiện nay với các tổ chức hành chính nhà nước, bài viết này khẳng định sự cần thiết phải xây dựng và phát triển tổ chức hành chính nhà nước thành tổ chức học tập nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức và đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước; đồng thời trao đổi một số vấn đề cần quan tâm nhằm xây dựng và phát triển tổ chức học tập có hiệu quả.

Tổ chức học tập và lợi ích của tổ chức học tập

Tổ chức học tập (tiếng Anh là Learning organisation) trong những năm gần đây được coi là chiến lược quan trọng nhằm phát triển tổ chức trong cả khu vực công và khu vực tư. Chính vì vậy, đây là chủ đề thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu và hoạt động thực tiễn. Có nhiều cách hiểu về tổ chức học tập như sau:

- Tổ chức học tập là tổ chức nơi con người liên tục nỗ lực với khả năng của mình để đạt được kết quả họ mong muốn, nơi các ý tưởng mới được hình thành, nơi tinh thần tập thể được phát huy, nơi con người liên tục học và học cùng nhau” (1);

- Tổ chức học tập không đơn thuần là đào tạo từng cá nhân riêng lẻ, nó có thể diễn ra ở cả cấp độ tổ chức như là kết quả của quá trình học tập. Tổ chức học tập là tổ chức hỗ trợ quá trình học tập của tất cả các thành viên trong tổ chức và liên tục làm cho tổ chức có những chuyển đổi (2);

- Tổ chức học tập là một mô hình thay đổi mang tính chiến lược, ở đó tất cả mọi người đều tham gia vào xác định và giải quyết vấn đề để tổ chức liên tục thay đổi, trải nghiệm và tiến bộ, nhờ đó gia tăng khả năng của tổ chức và phát triển đạt được mục tiêu đề ra (3).

Mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức học tập, nhưng thông qua những các cách hiểu đó, có thể thống nhất một số đặc điểm chung của tổ chức học tập như sau:

- Trong tổ chức, học tập được coi là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất để phát triển tổ chức;

- Tổ chức học tập đề cao sự sáng tạo, tinh thần và cơ hội làm việc tập thể;

- Tổ chức học tập hỗ trợ quá trình học tập của tất cả các thành viên trong tổ chức;

- Tổ chức học tập coi trọng cả hình thức học tập chính thức và phi chính thức;

- Học tập được coi là cơ sở để tạo ra thay đổi trong tổ chức. Người làm việc trong tổ chức liên tục tìm kiếm những cách làm mới và tốt hơn để có thể thay đổi và gia tăng kết quả thực thi công việc.

Có rất nhiều lợi ích từ xây dựng tổ chức học tập. Có thể kể đến một số lợi ích chính như sau:

- Nâng cao kiến thức và kỹ năng của mỗi cá nhân để thực thi công việc tốt hơn. Tổ chức học tập khuyến khích các thành viên cải thiện kỹ năng của cá nhân, thông qua đó có thể học tập và phát triển. Họ có cơ hội để phát triển dựa trên những kinh nghiệm của đồng nghiệp hay của chính mình, cho dù đó là kinh nghiệm thành công hay thất bại. Sự chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong tổ chức sẽ giúp bản thân mỗi người có kiến thức và kỹ năng tốt hơn để hoàn thành công việc của mình, qua đó giúp tổ chức đạt được mục tiêu dễ dàng hơn.

- Gia tăng động lực làm việc trong tổ chức. Tổ chức học tập giúp các cá nhân trong tổ chức có động lực làm việc tốt hơn. Thông qua tổ chức học tập, các thành viên được ghi nhận những nỗ lực, những kỹ năng và giá trị mà họ chia sẻ trong tổ chức. Tất cả những ý kiến của họ được tôn trọng. Từ việc ý thức hơn về vai trò và tầm quan trọng của bản thân trong tổ chức, mỗi cá nhân sẽ có động lực làm việc hơn. Điều này sẽ tạo cơ hội cho tư duy sáng tạo được phát triển trong tổ chức, qua đó giúp đề ra được nhiều giải pháp hiệu quả để giải quyết tốt các vấn đề nảy sinh trong thực tiễn hoạt động của tổ chức.

- Gia tăng tính linh hoạt và thích ứng của người lao động trong tổ chức, giúp cho tổ chức đối phó tốt hơn với các yếu tố do môi trường mang lại. Tổ chức học tập tạo cơ hội cho người lao động học tập và có được những kiến thức và kỹ năng vượt ra khỏi yêu cầu cụ thể của một công việc. Nói cách khác, người lao động học được không chỉ những kiến thức, kỹ năng gắn liền với vị trí công việc họ đảm nhận mà còn có thể học và tiếp nhận được những kiến thức, kỹ năng gắn liền với các loại công việc khác trong tổ chức. Điều này cho phép họ thực thi công việc tốt hơn, thích ứng với nhiều loại hình công việc hơn, tạo cho đội ngũ nhân sự có khả năng thích ứng cao hơn và ứng phó tốt hơn với môi trường phức tạp và luôn thay đổi hiện nay.

- Khơi nguồn sáng tạo và phát triển những ý tưởng mới. Trong tổ chức học tập có nhiều cơ hội để sáng tạo và thực hiện những ý tưởng sáng tạo đó. Những đóng góp sáng tạo của người lao động được ghi nhận và ủng hộ.

- Cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên của tổ chức, tạo được sự tin tưởng lẫn nhau. Học tập đòi hỏi phải có các kỹ năng giao tiếp và tương tác giữa các cá nhân. Một tổ chức học tập sẽ tạo điều kiện để các thành viên có được các kỹ năng này, nhờ đó các hoạt động của nhóm hay tập thể sẽ đạt được hiệu quả hơn. Ngoài ra, còn tạo được sự tin tưởng giữa các thành viên của tổ chức, tạo tiền đề cho việc hợp tác và nỗ lực cùng đạt đến mục tiêu chung.

- Khắc phục được những rào cản mang tính thứ bậc giữa nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức. Trong tổ chức học tập, người quản lý đóng vai trò là nhà huấn luyện, định hướng, hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm với người lao động. Điều này cho phép xoá bớt đi khoảng cách thứ bậc, tạo cơ hội để nhà quản lý và người lao động hiểu nhau hơn; quá trình giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới diễn ra thuận lợi hơn, cởi mở hơn nên thông tin được trao đổi nhiều hơn. Điều này đem đến sự gắn kết tốt hơn giữa các bộ phận, đơn vị và các cá nhân trong tổ chức. Mỗi thành viên trong tổ chức cảm nhận rõ hơn mình là một phần quan trọng của tổ chức và do đó sẽ làm việc tốt hơn vì tổ chức ấy.

- Giúp tổ chức phục vụ tốt hơn nhu cầu của công dân, của khách hàng. Thông qua tổ chức học tập, người lao động không chỉ có kiến thức và kỹ năng để phục vụ khách hàng mà họ còn có kiến thức và khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực được phân bổ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, khách hàng.

- Cải thiện hình ảnh và uy tín của tổ chức. Khi người lao động trong tổ chức có được những kiến thức và kỹ năng thực thi công việc, không những hiệu quả công việc của tổ chức được nâng lên mà hình ảnh và uy tín của tổ chức cũng được thay đổi theo hướng tích cực. Tổ chức học tập tạo cơ hội để thay đổi không chỉ chất lượng công việc mà còn cả thái độ, tinh thần phục vụ, tính chuyên nghiệp trong công việc, qua đó, hình ảnh của tổ chức sẽ được cải thiện, uy tín của tổ chức nhờ đó sẽ cao hơn.

Yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hành chính nhà nước trong tiến trình cải cách hành chính và sự cần thiết phải xây dựng và phát triển tổ chức hành chính nhà nước thành tổ chức học tập

Nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hành chính nhà nước là mục tiêu cần đạt được ở bất cứ quốc gia nào trong quá trình xây dựng và phát triển. Ở Việt Nam, quá trình phát triển đất nước nói chung và công cuộc cải cách hành chính nhà nước trong suốt hơn 20 năm qua luôn đặt ra yêu cầu phải nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức hành chính nhà nước, qua đó vừa nhằm phục vụ người dân tốt hơn vừa gia tăng lòng tin của nhân dân đối với Nhà nước.

Hiệu quả hoạt động của tổ chức hành chính nhà nước phụ thuộc rất nhiều vào khả năng và động lực làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức, mà khả năng và động lực làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ có được thông qua quá trình học tập và trải nghiệm. Năm 2009, trong một tác phẩm của mình, Carter và Shelton M đã đưa ra công thức về hiệu quả làm việc như sau (4):

P = A x R x M

Trong đó:

P: Hiệu quả làm việc (Performance)

A: Khả năng /năng lực làm việc (Ability)

R: Nguồn lực (Resources)

M: Động lực làm việc (Motivation)

Công thức này cho thấy tầm quan trọng của khả năng (năng lực) làm việc và động lực làm việc của mỗi cá nhân đối với hiệu quả làm việc của cả tổ chức. Nếu không có khả năng và không có động lực làm việc thì dù có đầy đủ nguồn lực (con người, tiền, cơ sở vật chất…) cũng khó có thể thực hiện được mục tiêu. Một người có động lực làm việc cao hoặc có khả năng làm việc vẫn có thể đạt hiệu quả làm việc như mong đợi, kể cả khi người đó làm việc trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Một người có thể có ít kỹ năng và kinh nghiệm nhưng nếu họ tích cực học tập và được hướng dẫn, huấn luyện, được chia sẻ kinh nghiệm sẽ có thể chủ động khắc phục những hạn chế và đạt được kết quả như mong muốn.

Tổ chức hành chính nhà nước ngày nay phải đối mặt với nhiều khó khăn thách thức hơn, phải thực thi công vụ trong bối cảnh nguồn lực ngày càng hạn chế hơn, vì thế việc bảo đảm hiệu quả hoạt động của tổ chức cũng gặp nhiều khó khăn hơn. Trong bối cảnh đó, để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hành chính nhà nước, đòi hỏi phải có được đội ngũ cán bộ, công chức có năng lực, phẩm chất và có động lực làm việc.

Trong giai đoạn hiện nay, cải cách hành chính được được đặt ra như một đòi hỏi khách quan của thực tế vừa nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức hành chính nhà nước vừa để tạo tiền đề và thúc đẩy cải cách kinh tế, đồng thời xây dựng được những điều kiện cần thiết để có thể tận dụng được mọi cơ hội của hội nhập và toàn cầu hóa cho việc phát triển phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và xây dựng một nhà nước thật sự là “của dân, do dân, vì dân”. Cải cách hành chính cùng với xu thế hội nhập, một mặt, đặt ra những yêu cầu về năng lực và phẩm chất đạo đức đối với đội ngũ cán bộ, công chức, nhưng mặt khác muốn cải cách thành công, bản thân đội ngũ cán bộ, công chức phải có động lực và khả năng tạo ra thay đổi, đồng thời thích ứng được với những thay đổi đó.

Để có được đội ngũ cán bộ, công chức có đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu, thực thi công vụ có hiệu quả cần phải tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tham gia vào quá trình học tập. Thực tế trong những năm qua, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức thông qua các hình thức đào tạo, bồi dưỡng chính thức đã được đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, đào tạo, bồi dưỡng chưa đem lại những tác động như mong muốn. Mặt khác, đào tạo, bồi dưỡng cần phải đổi mới như thế nào để cán bộ, công chức phát triển được những năng lực cần thiết, đáp ứng được yêu cầu công việc, chứ không đơn thuần là “gia tăng số lượng bằng cấp, chứng chỉ”, vẫn luôn là một thách thức lớn đối với các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước có thẩm quyền. Trong bối cảnh đó, xây dựng tổ chức học tập và tạo điều kiện phát triển một môi trường học tập trong tổ chức là cần thiết và có ý nghĩa.

Một số vấn đề cần quan tâm để xây dựng và phát triển tổ chức học tập trong khu vực công

Một là, tăng cường vai trò và sự cam kết của các nhà lãnh đạo, quản lý trong xây dựng và phát triển tổ chức học tập

Tổ chức học tập có vai trò quan trọng để đạt được hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thông qua mục đích và chiến lược của học tập sẽ hỗ trợ tổ chức đạt được mục đích. Chính vì vậy, các nhà quản lý, lãnh đạo của tổ chức phải nhận thức được rõ và làm cho các thành viên của tổ chức thấy được học tập đóng vai trò quan trọng như thế nào trong sự thành công của tổ chức.

Các nhà quản lý, lãnh đạo là người tạo động lực, cung cấp phương tiện và cơ hội học tập cho các thành viên trong tổ chức. Động lực học tập trả lời câu hỏi: “tại sao phải học tập”? Các phương tiện học tập trả lời cho câu hỏi “học cái gì và học bằng cách nào”? Nói cách khác, đó là các mô hình, các biện pháp và năng lực cần thiết để có thể học tập. Cơ hội học tập trả lời câu hỏi “học tập ở đâu và khi nào?”.

Nhà lãnh đạo phải đóng vai trò quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức vừa phải phù hợp với chiến lược phát triển của tổ chức vừa phải phù hợp với môi trường học tập, giảm thiểu những tầng nấc không cần thiết.

Trong tổ chức học tập, các nguồn lực phân bổ cho học tập như thời gian, không gian và sự ủng hộ của các chuyên gia đào tạo, kinh phí, các chương trình học tập và phát triển chức nghiệp cần phải được bảo đảm. Muốn vậy, cần phải phát huy vai trò của các nhà quản lý, lãnh đạo đặc biệt là người đứng đầu tổ chức. Ngoài ra, nhà quản lý, lãnh đạo phải phát huy được vai trò quan trọng trong việc tạo và duy trì một văn hoá học tập tích cực trong tổ chức.

Hai là, cần quan tâm tạo môi trường thuận lợi để có thể chia sẻ những hiểu biết và kinh nghiệm trong tổ chức

Một môi trường thuận lợi cho tổ chức học tập phát triển là môi trường tạo cơ hội cho việc chia sẻ những hiểu biết và kinh nghiệm trong công việc được diễn ra dễ dàng; tạo điều kiện cho làm việc nhóm, nhằm phát huy sức sáng tạo của cá nhân và tập thể. Ngoài ra, đó còn là một môi trường làm việc với các cơ chế phản hồi thông tin thực thi công việc có hiệu quả.

Tổ chức học tập đòi hỏi phải có những con người say mê công việc mà họ đang làm, những người chủ động mang đến những kinh nghiệm, những sự thay đổi và sẵn sàng chia sẻ điều đó với đồng nghiệp, dùng sự hiểu biết của họ để đóng góp vào việc phát triển tri thức. Tổ chức học tập chỉ có thể xây dựng được giữa những con người hiểu và chia sẽ lẫn nhau, các cá nhân cảm thấy an toàn về mặt tâm lý. Vì thế, làm việc nhóm là yếu tố cơ bản của một tổ chức học tập. Trong quá trình làm việc nhóm, các cá nhân có thể bày tỏ sự không đồng tình (thậm chí mâu thuẫn) tranh luận… nhưng nếu điều đó diễn ra trong một môi trường hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau thì lại là yếu tố tích cực để thúc đẩy quá trình học tập trong tổ chức. Vì vậy, cần phải xây dựng các mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau, tạo điều kiện cho việc chia sẻ và học tập kiến thức, kinh nghiệm trong tổ chức.
Có được cơ chế phản hồi thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời là điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triển tổ chức học tập. Phản hồi là một quá trình truyền đạt thông tin nhằm cải thiện kết quả thực thi công việc. Nhờ có các thông tin phản hồi mà mỗi cá nhân trong tổ chức có thêm cơ sở để điều chỉnh hành vi, đồng thời rút ra được nhiều bài học bổ ích (cả những bài học thành công hay thất bại), qua đó, mỗi cá nhân vừa cải thiện được kết quả làm việc, vừa có thêm động lực để tiếp tục học tập. Vì vậy, muốn xây dựng thành công một tổ chức học tập cần phải xây dựng được các cơ chế phản hồi thông tin trong thực thi công việc của các cá nhân trong tổ chức.

Ba là, cần có sự ghi nhận đối với những nỗ lực trong quá trình học tập hoặc phát triển tri thức

Ghi nhận đối với những nỗ lực trong quá trình học tập hoặc phát triển tri thức có ý nghĩa quan trọng đối với việc tạo động lực cho học tập. Chính vì thế, muốn xây dựng tổ chức học tập phải bảo đảm rằng thời gian và nỗ lực đầu tư cho quá trình học tập và phát triển tri thức phải được thừa nhận chính thức. Hệ thống khen thưởng và ghi nhận cho những đóng góp vào quá trình học tập và phát triển hệ thống kiến thức phải được quan tâm. Việc ghi nhận có thể thông qua tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp, tăng thêm thu nhập… hay những yếu tố khác như bố trí thời gian cho việc học, sự ghi nhận cho một đóng góp mới. Sự ghi nhận này có thể được thực hiện bằng nhiều biện pháp vật chất hoặc tinh thần.

Bốn là, cần quan tâm phát triển không chỉ các chương trình và hình thức học chính thức mà cả các chương trình và hình thức học phi chính thức

Tổ chức học tập thường xuyên cung cấp cơ hội học tập và phát triển cho cá nhân cũng như các nhóm làm việc. Vì vậy, các chương trình học tập và phát triển phải bảo đảm có sẵn để các cá nhân và nhóm có thể phát triển được năng lực. Tổ chức học tập không chỉ chú ý đến lợi ích từ các chương trình học tập chính thức mà còn cả các lợi ích từ các cơ hội học tập như: chia sẻ kinh nghiệm làm việc hằng ngày, làm việc theo nhóm, gặp gỡ nhóm, là thành viên của nhóm làm việc… Vì vậy, muốn xây dựng và phát triển tổ chức học tập cần phải chú ý đến cả việc học tập theo kế hoạch (được thiết lập trước) và các cơ hội học tập (không được thiết lập trước). Kế hoạch học tập được xây dựng dựa trên chiến lược, cơ cấu tổ chức, thủ tục và kế hoạch. Cơ hội học tập phụ thuộc nhiều vào sự khuyến khích niềm say mê học tập, chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong tổ chức, phát triển năng lực học tập, tạo các cơ hội phi chính thức để chia sẻ kiến thức và phát triển văn hoá học tập.

Năm là, cần phát huy vai trò của các nhà quản lý, các chuyên gia, các đồng nghiệp có kinh nghiệm trong huấn luyện và tư vấn trong thực thi công việc

Một trong những nguồn quan trọng của học tập và phát triển cá nhân là quá trình huấn luyện và tư vấn từ các nhà quản lý, các chuyên gia và các đồng nghiệp có kinh nghiệm. Vì vậy, muốn xây dựng tổ chức học tập, các kỹ năng huấn luyện hay tư vấn cần phải được liên tục phát triển trong tổ chức. Thực tế đã chứng minh không phải cứ làm quản lý giỏi hay các chuyên gia kỹ thuật giỏi sẽ là những nhà huấn luyện giỏi hay tư vấn giỏi, vì vậy, các nhà quản lý, các chuyên gia và các đồng nghiệp có kinh nghiệm cần phải rèn luyện kỹ năng huấn luyện và tư vấn để có thể hướng dẫn, tư vấn và huấn luyện có hiệu quả cho những người khác trong tổ chức.

Sáu là, phải có phương tiện để lưu giữ kiến thức, tạo điều kiện để tất cả thành viên của tổ chức được tiếp cận và trao đổi thông tin và kiến thức một cách dễ dàng

Kiến thức là tài sản rất quan trọng đối với mỗi tổ chức học tập. Kiến thức là sản phẩm của cá nhân và tập thể. Mặc dù kiến thức được tạo ra trong đầu của mỗi cá nhân, tổ chức học tập tạo cơ hội cho những kiến thức này phát triển và được chia sẻ giữa các cá nhân, nhóm và tổ chức thông qua các mối liên hệ giữa các cá nhân và thông qua tiếp cận với các tài liệu. Vì vậy, dữ liệu và thông tin cần phải được lưu và được truyền đạt thông qua các công cụ và phương tiện hữu hiệu (hệ thống tài liệu, thư viện..). Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin được coi là công cụ quan trọng thúc đẩy quá trình học tập, quản lý và phát triển tri thức trong bất cứ tổ chức học tập nào.

Trong tổ chức học tập, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng. Nếu không có công nghệ, quá trình học tập và quản lý tri thức sẽ gặp nhiều khó khăn. Công nghệ thông tin được sử dụng nhằm tăng cường sức mạnh của tổ chức, xây dựng và duy trì cộng đồng học tập, kết nối liên lạc giữa các thành viên của tổ chức, khách hàng và những người khác nhằm tiếp cận những kiến thức và ý tưởng của họ; khuyến khích đổi mới và sáng tạo; chia sẻ và học tập từ những bài học tốt trong thực tiễn, tăng cường mối quan hệ; phát triển và tiếp cận được với bộ nhớ tổ chức; chia sẻ công cụ, biện pháp và cách thức tiếp cận… Việc sử dụng một cách sáng tạo công nghệ thông tin, ví dụ chia sẻ tài liệu, thông qua cộng đồng và mạng lưới online, thông qua các diễn đàn… là yếu tố cơ bản của tổ chức học tập. Vì vậy cần phải tạo cơ hội để tất cả các thành viên của tổ chức biết cách sử dụng thông tin có sẵn và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý kiến thức và học tập./.

--------------------------------

(1) Senge P. (1990). The Fifth Discipline: The art and practice of the learning organization, Century Business/Doubleday.
(2) Pedler et. al. (1991). The Learning Company: a strategy for sustainable development. McGraw-Hill.
(3) Rowden R.W. (2001). The Learning Organisation & Strategic Change, S.A.M. Advanced Management Journal, Summer 2001, Vol 66, Issue 3 pg 117p
(4) Xem Carter. S, Shelton. M. The Performance Equation - What makes truly reat, sustainable performance", Apter Development LLP (2009)