Quá trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chuyển đổi kỹ thuật số hay còn gọi là chuyển đổi số là quá trình liên tục sử dụng các công nghệ kỹ thuật số trong đời sống hằng ngày của tổ chức, cá nhân. Chuyển đổi số trong các doanh nghiệp thường gắn liền với số hóa doanh nghiệp, bao gồm ứng dụng internet di động, thiết bị nhúng, các công nghệ và thiết bị kỹ thuật số khác vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Số hóa doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng công nghệ số mà còn là quá trình cải cách tổ chức doanh nghiệp. Từ góc độ chiến lược doanh nghiệp, chuyển đổi số về cơ bản không chỉ liên quan đến công nghệ mà đó còn là vấn đề chiến lược phát triển. Ngoài ra, để đạt được chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chú ý đến việc sử dụng các tài sản kỹ thuật số hiện có, với sự hỗ trợ mạnh mẽ của cơ cấu và văn hóa tổ chức, sự trợ giúp của các nền tảng kỹ thuật số đa dạng. Tuy nhiên, số hóa doanh nghiệp thường đề cập đến việc số hóa kết cấu hạ tầng doanh nghiệp, chuyển đổi số đòi hỏi nhiều hơn là chỉ số hóa các quy trình hiện có. Do đó, quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp không chỉ bao gồm số hóa kết cấu hạ tầng, mà còn tích hợp các ứng dụng kỹ thuật số ở nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm nghiên cứu và phát triển (R&D), sản xuất, tài chính và nhân lực.

Nhìn chung, chuyển đổi số doanh nghiệp bao gồm việc ứng dụng công nghệ số vào quy trình sản xuất của doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, đổi mới mô hình kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định. Có nhiều tài liệu nghiên cứu tác động của chuyển đổi số đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và xác định ba thành phần chính của chuyển đổi số, bao gồm ứng dụng công nghệ kỹ thuật số, thay đổi tổ chức và thay đổi chuỗi giá trị. Bên cạnh đó, năng lực kỹ thuật số của doanh nghiệp bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, như sản xuất và chế tạo, thiết kế và quản lý, đổi mới sản phẩm và tiếp thị. Các hoạt động chuyển đổi số, bao gồm: 1- Số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp; 2- Áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất, kinh doanh, quy trình báo cáo, chuẩn hóa quy trình kinh doanh, quy trình quản trị doanh nghiệp; 3- Phối hợp công việc trong doanh nghiệp cho đến việc chuyển đổi toàn bộ hoạt động doanh nghiệp nhằm tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp. Như vậy, về cơ bản, chuyển đổi số trong doanh nghiệp được định nghĩa là việc tích hợp, áp dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý, năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới.

Việc chuyển đổi số của một doanh nghiệp nhỏ và vừa nói chung thường trải qua một quá trình gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Sự chuyển đổi vật lý thông qua việc tích hợp các công nghệ mới để cải thiện các quy trình vật lý của doanh nghiệp bằng các công nghệ và phương pháp mới như sản xuất tinh gọn. Hệ thống sản xuất của doanh nghiệp có thể từng bước được cải tiến với việc khai thác các công cụ tổ chức để giảm thời gian sản xuất, nâng cao chất lượng (quy trình, hệ thống, sản phẩm) và giảm chi phí sản xuất. Quá trình chuyển đổi này bao gồm việc sử dụng các công nghệ mới có thể tham gia vào quá trình sản xuất, như máy điều khiển bằng máy tính (CNC), robot, internet vật (IoT), trí tuệ nhân tạo…

Giai đoạn 2: Sự chuyển đổi quyết định với việc cấu trúc các quyết định chiến lược, chiến thuật và hoạt động của doanh nghiệp để đưa ra quyết định của doanh nghiệp nhất quán hơn. Các quyết định trong doanh nghiệp phải được cấu trúc và liên kết để tăng khả năng cạnh tranh. Ở mỗi cấp độ quyết định, cấu trúc doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa để mang lại phản hồi tốt nhất về hiệu quả cho quá trình chuyển đổi của nó. Các công cụ hỗ trợ ra quyết định và các hệ thống thông minh sẽ được phát triển và triển khai ở từng cấp độ, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Người vận hành sẽ có sẵn các công cụ để thực hiện nhiệm vụ của mình và đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình sản xuất. Các nhà quản lý sẽ chuyển mình thành nhà quản lý 4.0. Họ sẽ tích hợp các công nghệ mới và tính bền vững trong quá trình quản lý của mình, như tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và sau đó có thể tập trung sự chú ý vào việc quản lý nhóm của mình.

Giai đoạn 3: Sự chuyển đổi thông tin thông qua việc tích hợp các công cụ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Các công cụ thông tin có thể được lựa chọn và triển khai trong doanh nghiệp. Dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp phải được thu thập bằng IoT trong quá trình sản xuất, được lưu trữ, phân tích và xử lý thông qua hồ sơ dữ liệu và kho dữ liệu cổ điển để đưa ra các quyết định tối ưu trong quy trình cải tiến của doanh nghiệp. Người quản lý hoặc người điều hành có thể dễ dàng yêu cầu và trích xuất dữ liệu từ kho dữ liệu để lưu trữ và xử lý tất cả dữ liệu phi cấu trúc. Đó là một lợi thế để thực hiện thành công các quyết định theo thời gian thực ở mỗi cấp độ. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu liên quan đến hệ thống sản xuất và tăng hiệu quả của quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Thực trạng chuyển đổi số trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam

Ngày 18-5-2016, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ sinh thái khởi nghiệp đổi mới sáng tạo quốc gia đến năm 2025; ngày 3-6-2020, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg, về “Phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, đề ra mục tiêu để Việt Nam trở thành quốc gia số, trong đó, chuyển đổi số cho doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng. Theo đó, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải tự tạo ra sức bật phát triển, với cốt lõi là việc số hóa doanh nghiệp trên mọi phương diện. Cho đến nay, chuyển đổi số đã trở thành khái niệm quen thuộc đối với nhiều doanh nghiệp; nhất là trong bối cảnh đại dịch COVID-19, chuyển đổi số là nhu cầu, là giải pháp sinh tồn để duy trì và phát triển doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tháng 4-2020, Cisco công bố báo cáo “Chỉ số phát triển kỹ thuật số của doanh nghiệp nhỏ và vừa khu vực châu Á - Thái Bình Dương”, thực hiện khảo sát trên 1.340 doanh nghiệp tại khu vực, trong đó có 50 doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Theo đó, tại Việt Nam, các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%)… Dù vậy, báo cáo cũng chỉ ra, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ Cloud Computing (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%).

Để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số, năm 2022, Bộ Thông tin và Truyền thông cùng các địa phương triển khai Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số (SMEdx) năm 2022; cùng với đó là hình thành mạng lưới tư vấn kinh tế số và tổ chức mạng lưới tổ công nghệ số cộng đồng đến cấp xã để có đầu mối hỗ trợ người dân, doanh nghiệp triển khai. Điểm mới của SMEdx năm 2022 chính là bộ công cụ đánh giá mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp (DBI). Bộ công cụ này sẽ được áp dụng triển khai đánh giá 3 nhóm doanh nghiệp, gồm doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp lớn; tập đoàn và các tổng công ty.

SMEdx năm 2022 đã chọn được 23 nền tảng số “made in Vietnam” xuất sắc để công bố, giới thiệu tới các doanh nghiệp qua trang web Smedx.vn. Theo Bộ Thông tin và Truyền thông, dịch vụ tài chính là dịch vụ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trong năm 2021, trong đó nền tảng được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là nền tảng kế toán dịch vụ số MISA ASP với 4.965 doanh nghiệp nhỏ và vừa được hỗ trợ triển khai. Đây là công cụ dành cho các đơn vị kế toán dịch vụ và các đại lý thuế sử dụng như một công cụ quản lý công việc và quản lý dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm kế toán này làm công cụ hạch toán, kế toán. Đặc biệt, với doanh nghiệp không có nhân viên kế toán mà phải thuê kế toán dịch vụ, có thể sử dụng nền tảng này để xem ngay được dữ liệu kế toán, số liệu quyết toán thuế. Đây chính là tiện ích cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong năm 2021 và 6 tháng đầu năm 2022, gần 400.000 doanh nghiệp đã được tiếp cận các tài liệu hướng dẫn chuyển đổi số, hơn 600 doanh nghiệp được đánh giá mức độ sẵn sàng và 100 doanh nghiệp được tư vấn hỗ trợ chuyên sâu về chuyển đổi số.

Hiện tại, các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học, công nghệ vào sản xuất; ứng dụng công nghệ cao thông qua việc tiến hành các hoạt động như tự nghiên cứu để đổi mới công nghệ hoặc tiến hành mua một phần hay mua toàn bộ công nghệ mới. Nhiều doanh nghiệp tự nghiên cứu để đưa ra quy trình sản xuất phù hợp, tự chế tạo máy móc cho quá trình sản xuất. Về cơ bản, trang thiết bị và công nghệ là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, thể hiện năng lực sản xuất, quy mô sản xuất, cho biết mức độ bảo đảm chất lượng cũng như năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều đã tập trung cho việc chuyển đổi số theo 6 trụ cột, bao gồm: 1- Trải nghiệm số cho khách hàng; 2- Chiến lược; 3- Hạ tầng và công nghệ số; 4- Vận hành; 5- Chuyển đổi số văn hóa doanh nghiệp; 6- Dữ liệu và tài sản thông tin. Trong đó, khoảng 50% doanh nghiệp đánh giá đã bắt đầu khởi động chuyển đổi số cho tất cả các trụ cột, khoảng 15% doanh nghiệp đánh giá doanh nghiệp mình ở mức độ bắt đầu chuyển đổi số và khoảng 6% cho rằng mình đã ở mức nâng cao.

Như vậy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam đều đã nhận thức được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, tuy nhiên do nhiều yếu tố nên mức độ chuyển đổi số hiện còn chưa cao. Đồng thời, do điều kiện kỹ thuật cũng như do trình độ chuyên môn chưa cao, nên đến 70% các doanh nghiệp đều lựa chọn việc mua từng phần công nghệ và chỉ có 30% các doanh nghiệp tiến hành việc tự nghiên cứu để đổi mới công nghệ.

Trong quá trình đầu tư đổi mới công nghệ và trong quản lý, các doanh nghiệp cũng nhận được một số hỗ trợ từ phía Nhà nước và các hiệp hội trong các nội dung như hỗ trợ về vốn, chuyển giao công nghệ, thông tin, giảm thuế. Trong đó, Nhà nước hỗ trợ nhiều nhất về thông tin, tiếp đó là vốn trong quá trình đổi mới công nghệ. Tuy nhiên, Nhà nước lại ít hỗ trợ trong việc giúp các doanh nghiệp sản xuất chuyển giao công nghệ và đặc biệt là thiếu chính sách để miễn, giảm thuế đối với các doanh nghiệp.

Trong khi đó, đối với các hiệp hội, sự hỗ trợ nhiều nhất là hỗ trợ về thông tin, hỗ trợ trong chuyển giao công nghệ, riêng với vốn thì lại thấp nhất. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện các giải pháp đầu tư công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn về vốn đầu tư và những kiến thức về khoa học, công nghệ hiện đại.

Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất đòi hỏi phải có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn sâu với kiến thức, kỹ năng nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao; nghiệp vụ quản lý; năng lực tiếp nhận và làm chủ công nghệ để ứng dụng và phát triển sản xuất. Do vậy, hầu hết các chủ doanh nghiệp trước khi tiến hành xây dựng doanh nghiệp đều tham gia các lớp đào tạo dài hạn hoặc ngắn hạn, nghiên cứu kỹ về các doanh nghiệp, yêu cầu cần thiết về kỹ thuật cũng như về thị trường đầu vào và đầu ra của sản phẩm.

Nhằm giúp cho việc đào tạo đạt hiệu quả, hầu hết các chủ doanh nghiệp đều xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ phù hợp với yêu cầu của công việc, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với khả năng tài chính của các chủ doanh nghiệp sản xuất. Trong đó, hầu hết các chủ doanh nghiệp khi tiến hành các hoạt động đào tạo đều đặt tiêu chí các khóa đào tạo mà mình tham gia phải đáp ứng được yêu cầu của công việc, tiếp đến các khóa đào tạo phải phù hợp với khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp có thể chi trả.

Một số kiến nghị thúc đẩy quá trình chuyển đổi số

Một là, nâng cao nhận thức, năng lực triển khai chuyển đổi số trong các doanh nghiệp. Với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về ứng dụng, khai thác công nghệ thì việc quyết định thực hiện chuyển đổi số như thế nào, lựa chọn các giải pháp nào là một rào cản lớn. Chuyển đổi số nếu chỉ trong kế hoạch mà không có nguồn nhân lực phù hợp triển khai thì không đạt được hiệu quả. Để dẫn dắt, triển khai được chuyển đổi số, nhân lực thường phải có kiến thức và kinh nghiệm về cả kinh doanh và công nghệ, được sự tin tưởng của bộ máy lãnh đạo. Các doanh nghiệp quy mô càng lớn thì thách thức này càng khó khăn, phức tạp.

Hai là, tăng cường hỗ trợ về nguồn tài chính triển khai chuyển đổi số cho các doanh nghiệp. Các dự án chuyển đổi số có thể tốn nhiều chi phí đầu tư, trong khi năng lực tài chính của các doanh nghiệp có hạn. Do vậy, cần tăng cường hỗ trợ vốn cho các chi phí triển khai chuyển đổi số, bao gồm chi phí đầu tư công nghệ số, chi phí thay đổi quy trình, đào tạo nguồn nhân lực để thích ứng với quy trình mới; chi phí đầu tư cho hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí trong việc xây dựng hệ thống, bảo đảm an ninh, an toàn và phòng, chống rủi ro. So với các doanh nghiệp kinh doanh truyền thống thì việc chuyển đổi số, áp dụng nhiều công nghệ, lưu trữ và phân tích dữ liệu sẽ dẫn tới việc cần thiết phải bảo vệ an ninh, an toàn dữ liệu của các hệ thống. Việc phải trang bị, đầu tư mà chưa nhìn rõ kết quả, lợi ích của chuyển đổi số trong tương lai là một thách thức rất lớn để các chủ doanh nghiệp quyết định đầu tư vốn cho chuyển đổi.

Ba là, tăng cường thông tin về các giải pháp chuyển đổi số nhằm giảm thiểu các rủi ro. Hiện nay, các giải pháp số trên thị trường của các nhà cung cấp trong nước và ngoài nước rất đa dạng và phong phú. Tuy nhiên, để xác định được đâu là giải pháp phù hợp với điều kiện, nhu cầu của cơ sở sản xuất, kinh doanh thì không đơn giản, nhất là đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, cần các giải pháp công nghệ phức tạp và tốn kém chi phí. Hầu hết các doanh nghiệp quyết định lựa chọn mua giải pháp thông qua tư vấn của các nhà cung cấp giải pháp công nghệ, vì thế đôi khi chưa hợp lý và phù hợp nhất với cơ sở sản xuất, kinh doanh của mình, do vậy, cần có các cơ quan, tổ chức đóng vai trò như một kênh độc lập để đánh giá khách quan ưu điểm, nhược điểm của các giải pháp công nghệ để các cơ sở sản xuất, kinh doanh có đủ thông tin trước khi quyết định lựa chọn. Đồng thời, đây cũng là những thông tin hữu ích để hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp hoàn thiện các giải pháp của mình.

Cung cấp thông tin đầy đủ, minh bạch và phân tích cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số về tất cả các khía cạnh trong chuyển đổi số (về tính sẵn sàng, hiệu quả của giải pháp kinh doanh số, phân tích các công nghệ số, rủi ro, kinh phí đầu tư...). Nghiên cứu các ví dụ thành công điển hình để lan tỏa, truyền cảm hứng, chia sẻ.

Bên cạnh đó, nhằm tạo thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện chuyển đổi số cần: Cải cách thể chế cho doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số; hạn chế dần và đi đến loại bỏ việc lưu trữ văn bản giấy trong quy trình kinh doanh; hỗ trợ về tài chính và phát triển nguồn nhân lực trình độ cao về công nghệ thông tin, bên cạnh hỗ trợ kết nối với đối tác, với nhà cung cấp giải pháp kỹ thuật số; chủ động hơn trong việc tham gia xây dựng khung pháp lý của Việt Nam cho phù hợp với khung của khu vực và thế giới về công nghệ số.../.