Tổ chức và khoa học tổ chức

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về tổ chức và khoa học tổ chức. Khái niệm “tổ chức” theo tiếng Hy Lạp cổ là “organon” với nghĩa là công cụ, phương tiện. Trong tác phẩm Những nguyên lý của công tác tổ chức, xuất bản năm 1922 tác giả P. M. Kéc-gien-xép, cho rằng: tổ chức nghĩa là liên hiệp nhiều người để thực hiện một công tác nhất định. Chúng ta cũng có thể gọi bản thân hình thức liên hiệp đó là một tổ chức. Còn Chét-lây Ơ-vinh Ba-nát, một nhà khoa học về quản lý của Mỹ đầu thế kỷ XX đã đưa ra quan điểm: tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung. Nhà nghiên cứu về tổ chức của Nhật Bản Mi-tơ-ka-zu lại cho rằng: nói tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để phát huy đến mức cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và mục tiêu chung,…

Như vậy, các quan niệm đều thống nhất, tổ chức là một tập hợp của ít nhất hai cá nhân trở lên và đều hướng đến mục tiêu chung. Tổ chức được coi là một thực thể xã hội đặc biệt và là nét đặc trưng cơ bản của tổ chức và nó khác biệt với các tổ chức tự nhiên. Yếu tố liên kết, gắn bó các cá nhân lại với nhau chính là mục tiêu chung, khi tham gia vào tổ chức, các cá nhân có thể theo đuổi những mục tiêu cá nhân khác nhau nhưng họ đều hướng định đến mục đích chung.

Tổ chức được coi là một loại công cụ phương tiện đặc biệt để đạt được mục tiêu, không có tổ chức sẽ không đạt được mục tiêu. Không nên coi tổ chức là mục tiêu, điều đó sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc thiết kế, xây dựng, sắp xếp tổ chức. Việc xây dựng thành công các tổ chức mới chỉ là xây dựng xong công cụ phương tiện, việc vận hành, điều chỉnh, sử dụng nó như thế nào để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất mới là điều quan trọng. Do đó, yêu cầu xây dựng tổ chức với tư cách là một công cụ để đạt được mục tiêu phải có cơ cấu gọn nhẹ, nhưng hoạt động linh hoạt, hiệu quả. 

Khoa học tổ chức nghiên cứu quy luật, nguyên tắc, cấu trúc của tổ chức và các điều kiện cần cho tổ chức hoạt động có hiệu quả nhất. Khoa học tổ chức ra đời từ thế kỷ XVIII nhưng nó thật sự phát triển mạnh vào đầu thế kỷ XX, bắt đầu với sự ra đời của tác phẩm Lý thuyết về quản lý khoa học của Ph. Tay-lo.

Thứ nhất, các quy luật của tổ chức: quy luật của tổ chức mang tính nền tảng và định hướng cho suốt quá trình hình thành, xây dựng, hoạt động và phát triển tổ chức. Các nhà nghiên cứu về tổ chức đã chỉ ra 5 quy luật chung của tổ chức bao gồm: 

Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức, rằng: mọi tổ chức đều có mục tiêu, vì mục tiêu mà tổ chức mới hình thành, việc hình thành tổ chức xét đến cùng là vì mục tiêu và hướng đến mục tiêu. Do đó, ngay từ đầu manh nha hình thành tổ chức phải trả lời câu hỏi mục tiêu hướng đến của tổ chức là gì? Không trả lời được câu hỏi này thì không nên thành lập tổ chức. Từ mục tiêu sẽ định hướng chi phối đến các yếu tố khác của tổ chức từ cơ cấu, chức năng nhiệm vụ các bộ phận, đến việc tuyển chọn con người…

Quá trình hoạt động của tổ chức còn phải đặc biệt quan tâm đến hiệu quả của nó. Việc đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức mới chỉ là sự thành công bước đầu, tổ chức có tồn tại được hay không còn phụ thuộc vào tính hiệu quả của quá trình họat động. Khi tổ chức đạt được mục tiêu đề ra nhưng lại sử dụng quá nhiều nguồn lực mà tổ chức đó phải trả với giá quá đắt thì không được gọi là hiệu quả. Vậy nên, hiệu quả của tổ chức cần được xem xét giữa các chi phí đầu vào và các sản phẩm đầu ra. Việc thiết kế vận hành các tổ chức cần được quan tâm đến tính hiệu quả, không nên chỉ quan tâm đến việc đạt được mục tiêu bằng mọi cách.

Quy luật hệ thống của tổ chức: bản thân tổ chức là một hệ thống cho nên nó phải được nhìn nhận là một thể thống nhất. Không nên nhìn nhận, xem xét tổ chức là sự lắp ghép đơn thuần, cơ học. Các bộ phận tạo nên tổ chức có mối quan hệ hữu cơ, tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau; sự thay đổi, biến động của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác và ảnh hưởng chung đến quá trình vận hành của tổ chức. Do đó, việc chia tách hay sáp nhập giữa các bộ phận, giữa các cơ quan tổ chức cần được nhìn nhận đánh giá dưới góc độ của hệ thống, các bộ phận muốn sáp nhập phải xem xét chúng có cùng hệ thống không, có khả năng tương thích với nhau không. 

Quy luật đồng nhất và đặc thù của tổ chức: mỗi tổ chức là một thực thể với tên gọi chức năng, cơ cấu riêng,.… nhưng trong mỗi tổ chức lại có những đặc điểm chung. Tính chung, tính đồng nhất sẽ tạo cho tổ chức sự ổn định, sự bền vững để tổ chức là tổ chức chứ không phải là một cái gì khác. Tuy nhiên, nếu chỉ có sự đồng nhất, sự ổn định “tĩnh” thì tổ chức sẽ trì trệ, không phát triển được. Vì thế, bên cạnh những đặc điểm chung, tổ chức phải có những nét đặc thù, riêng biệt để phân biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác. Sự đặc thù là cơ sở, là động lực cho tổ chức phát triển. Việc nghiên cứu để chỉ ra những nét chung và nét riêng của mỗi tổ chức là rất quan trọng, nó đòi hỏi mỗi tổ chức phải có ý thức xây dựng văn hóa tổ chức trên cơ sở những đặc điểm chung.

Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức: tổ chức là một thực thể sống, sự vận động là tất yếu, khi tổ chức còn vận động nghĩa là nó đang tồn tại, và ngược lại khi không vận động nghĩa là đã chết. Sự vận động của tổ chức được thể hiện ở sự “vào - ra”, qua các hoạt động bên trong của tổ chức theo một quy trình và trật tự. Yếu tố tạo nên sự vận động theo quy trình đó là những nội quy, quy chế, những thiết chế mà các nhà quản lý đặt ra. Việc xây dựng nội quy, quy chế, điều lệ của tổ chức sẽ bảo đảm cho tổ chức được hoạt động theo một trật tự quy trình mà nhà quản lý đã thiết kế. 

Quy luật tự điều chỉnh: việc tự điều chỉnh để thích ứng là một hoạt động tất yếu. Trong quá trình hoạt động, tổ chức luôn chịu sự tác động của môi trường bên ngoài và bên trong. Môi trường luôn biến động và thay đổi, do đó việc tổ chức tự điều chỉnh, tự đổi mới là rất cần thiết. Một tổ chức không có khả năng tự điều chỉnh hay tự điều chỉnh chậm sẽ rất khó tồn tại. Sự tự điều chỉnh của tổ chức không phải là sự phá bỏ hoàn toàn cái cũ để xây dựng cái mới như C. Mác nói là sự “phủ định sạch trơn”, mà là sự thay đổi trong cơ cấu, trong quy mô, trong cách bố trí sắp xếp,… và xét đến cùng là thay đổi trong tư duy, hành vi của đội ngũ nhân lực mà trước hết là đội ngũ nhà quản lý. 

Việc nghiên cứu, xem xét các quy luật vận động và tồn tại của tổ chức là nền tảng của quá trình thiết kế, xây dựng và vận hành tổ chức. Các quy luật này chi phối, ảnh hưởng ở tất cả mọi tổ chức, không phân biệt về quy mô, cơ cấu cũng như tính chất của tổ chức.

Thứ hai, vấn đề con người trong tổ chức: con người là một trong bốn yếu tố tạo nên tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực) và nguồn lực này được xác định là trung tâm của tổ chức. Do đó, khi nghiên cứu về tổ chức thì tổ chức con người là nội dung cần được đặc biệt quan tâm. Hiện nay, con người trong tổ chức được nghiên cứu nhiều ở góc độ khác nhau như công tác tuyển dụng, công tác đào tạo bồi dưỡng, công tác tạo động lực, công tác bố trí sắp xếp,… Vị trí và vai trò của con người trong tổ chức ngày càng trở nên quan trọng vì việc thành bại của tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào con người. Con người là trung tâm, là đầu mối và là nguyên nhân của mọi vấn đề trong tổ chức nên việc xử lý các mối quan hệ lợi ích, các nhu cầu của con người luôn phải được các nhà quản lý, các nhà thiết kế tổ chức quan tâm. 

Thứ ba, vấn đề quyền lực và xung đột trong tổ chức: quyền lực và xung đột là vấn đề tồn tại tất yếu trong mỗi tổ chức, nó thu hút sự quan tâm của mọi cá nhân, từ người nhân viên đến nhà quản lý. Khi tham gia tổ chức, mỗi cá nhân đều quan tâm đến vấn đề quyền lực, tuy mức độ quan tâm ở mỗi người có khác nhau. Các cá nhân đều muốn dùng quyền lực cá nhân hay quyền lực địa vị để gây ảnh hưởng đến người khác và nhằm vào những mục đích khác nhau. Nếu việc sử dụng quyền lực hợp lý, phù hợp và phục vụ cho công việc chung thì nó sẽ đem lại lợi ích và hiệu quả cao và ngược lại nếu sử dụng quyền lực vào mục đích, lợi ích cá nhân thì sẽ gây nguy hại cho tổ chức. Hiện nay, việc phân quyền, giao quyền trong tổ chức như thế nào luôn là vấn đề được quan tâm nhưng lại là bài toán khó xác định. Nếu giao quyền lực quá nhiều cho một cá nhân hay một vị trí nào đó, dễ dẫn đến độc đoán chuyên quyền, nhưng nếu giao quá ít quyền lực sẽ gây sự khó khăn trong quá trình quản lý, thực hiện nhiệm vụ. 

Trong tổ chức không chỉ tồn tại quyền lực mà còn tồn tại xung đột. Xung đột trong tổ chức có thể được bộc lộ ra bên ngoài, nhưng nó cũng có thể tồn tại âm ỉ dưới dạng nguy cơ tiềm ẩn, tạo thành những cơn sóng ngầm trong tổ chức. Nhìn chung, xung đột luôn gây những khó khăn tốn kém, bất ổn trong tổ chức, nhưng xung đột cũng không hoàn toàn gây hại cho tổ chức. “Mâu thuẫn là động lực cho sự phát triển”, những xung đột ở một mức độ nào đó sẽ làm cho tổ chức cũng như nhà quản lý nhìn nhận lại chính mình, làm cho các cá nhân bộc lộ rõ hơn bản chất của mình. Trong quản lý xung đột, quan trọng nhất là khả năng kiểm soát được xung đột để hướng nó xảy ra theo ý định của nhà quản lý. Nguyên nhân và cách thức quản lý kiểm soát xung đột cần được tập trung nghiên cứu để hạn chế những mặt tiêu cực và phát huy những lợi ích của xung đột phục vụ cho mục tiêu của tổ chức.

Thứ tư, vấn đề thiết kế xây dựng tổ chức: tổ chức là một công cụ phương tiện của nhà quản lý nên việc thiết kế, xây dựng công cụ này có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được mục tiêu. Yêu cầu chung của việc thiết kế xây dựng tổ chức phải gọn nhẹ, khoa học, hoạt động hiệu quả nhưng cũng cần linh hoạt. Các tổ chức hiện nay, nhất là những tổ chức tư nhân, việc thiết kế xây dựng nên nó hầu hết mang cảm tính, theo sở thích cá nhân của người xây dựng mà chưa mang tính khoa học và chưa theo những nguyên lý phổ biến. Hiện nay, đã hình thành nên những mô hình tổ chức khác nhau như: cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu trực tuyến - tham mưu, cơ cấu ma trận,… việc lựa chọn cơ cấu tổ chức nào thì phải căn cứ vào mục tiêu, nguồn lực của tổ chức. Nghiên cứu về các mô hình cơ cấu tổ chức ở Việt Nam hiện nay là rất cần thiết vì điều kiện kinh tế, lịch sử, văn hóa, xã hội của nước ta có những nét đặc thù riêng nên cũng cần có những mô hình cơ cấu tổ chức vừa mang những đặc điểm chung, nhưng cũng phải có những nét đặc trưng riêng cho phù hợp.

Thứ năm, vấn đề bố trí sắp xếp trong tổ chức: bố trí công việc, không gian làm việc và đặc biệt là bố trí sắp xếp con người hợp lý, đúng người, đúng việc là một trong những yêu cầu bảo đảm tính hiệu quả trong quá trình hoạt động của tổ chức. Sau khi thiết kế xây dựng xong tổ chức thì một trong những vấn đề cần quan tâm là bố trí sắp xếp sao cho hợp lý. Việc bố trí sắp xếp hợp lý sẽ phát huy năng lực, sở trường của các cá nhân nhưng nếu bố trí, sắp xếp không hợp lý sẽ gây ra sự lãng phí, đồng thời cũng là mầm mống phát sinh những xung đột khó hóa giải. Do đó, việc nghiên cứu để bố trí sắp xếp trong tổ chức sao cho hợp lý là điều rất cần thiết, đó cũng là một trong những nội dung quan trọng của khoa học tổ chức.

Vấn đề tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực khoa học tổ chức ở nước ta hiện nay

Những thành tựu của sự nghiệp cách mạng mà chúng ta đạt được phần lớn là nhờ vào việc xây dựng được một hệ thống các tổ chức cách mạng chặt chẽ, khoa học từ trung ương đến địa phương; xây dựng được các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội vững mạnh, đoàn kết; xây dựng được bộ máy nhà nước khoa học, hoạt động hiệu quả. Nói về vai trò của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu cách mạng, V. I. Lê-nin nói: “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng và chúng tôi sẽ đảo lộn nước Nga lên”(1). Trong xây dựng tổ chức, Đảng ta đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ, coi đây là “mắt xích quan trọng nhất”, “công việc gốc của Đảng”. 

Từ Đại hội VI đến nay, vấn đề xây dựng tổ chức và công tác tổ chức cán bộ luôn được Đảng quan tâm. Khi tổng kết quá trình thực hiện Nghị quyết Trung ương 3 khóa VII, Nghị quyết Trung ương 3 và Nghị quyết Trung ương 7 khóa VIII về công tác tổ chức cán bộ; Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương khóa IX đã đánh giá những thành tựu đạt được và cũng chỉ ra những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức cán bộ; đồng thời vạch ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới, trong đó nhấn mạnh xây dựng và triển khai chương trình nghiên cứu khoa học và tổng kết thực tiễn về công tác tổ chức, làm căn cứ để hoàn thiện hệ thống chính trị ở nước ta trong thời kỳ mới. 

Công tác tổ chức cần được nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau, mang tính khoa học hơn, tính thực tiễn hơn và phải hết sức linh hoạt để thích ứng với sự biến động của tình hình trong nước và thế giới. Để làm được điều đó, đòi hỏi phải nghiên cứu một cách khoa học, bài bản về tổ chức và các vấn đề liên quan mà trước hết là việc xây dựng đội ngũ nhân lực trong lĩnh vực này. Nghị quyết Trung ương, khóa XI của Đảng nhấn mạnh đến phát huy và ứng dụng khoa học, công nghệ là quốc sách hàng đầu, là một trong những động lực quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ Tổ quốc. Như vậy, việc nghiên cứu đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực chất lượng cao để ứng dụng những thành tựu khoa học của nhân loại và công nghệ vô cùng quan trọng và rất cần thiết; trong lĩnh vực tổ chức cũng vậy: cần tập trung nghiên cứu và đưa vào giảng dạy về khoa học tổ chức để tạo ra những đội ngũ nhân lực có chất lượng cao. Kiến thức về khoa học tổ chức không chỉ cần thiết đối với đội ngũ cán bộ chủ chốt làm công tác quản lý, lãnh đạo trong cả hệ thống chính trị mà còn là kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành đối với những cán bộ làm công tác tổ chức. Đây cũng là nhu cầu cấp thiết trong việc đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực khoa học tổ chức.

Trong bối cảnh mới, với yêu cầu mới cần có nhìn nhận một cách đầy đủ, toàn diện về khoa học tổ chức nên phạm vi nghiên cứu của khoa học tổ chức không chỉ bó hẹp ở công tác tổ chức cán bộ mà bao gồm nhiều nội dung, nhiều vấn đề tồn tại trong từng tổ chức. Tập trung nghiên cứu, đào tạo nguồn nhân lực về khoa học tổ chức đang là một đòi hỏi bức thiết, bảo đảm sự thành công của công cuộc công nghiệp nghiệp hóa, hiện đại hóa nước ta hiện nay./.

--------------------------------------------

(1) V. I. Lê-nin: Toàn tập, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2005, t. 6, tr. 162